Te presentamos una guía para organizar fácil y rápido eventos de fin de año en 3 pasos para empresas en el 2020.
Tabla de contenidos
Estamos en plena pandemia por el covid 19 o coronavirus. La economía esta en crisis y sabemos que estará peor el fin de año 2020.
Como mexicanos y miembros del gremio de los eventos empresariales y sociales necesitamos reactivar nuestra actividad pues somos uno de los sectores mas golpeados.
Hagamos un ejercicio bilateral donde apoyamos a los empresarios para hacer eventos de fin de año en 3 pasos con menor presupuesto y así volver a nuestra actividad empresarial.
Ahora no todo esta perdido, te vamos a dar una solución para organizar eventos empresariales de fin de año en 3 pasos, para que tomes una rápida decisión y no pierdas mas tiempo.
1. Organiza al personal y directivos para redefinir el presupuesto.
Este es el primer paso para que el evento comience a tomar forma, saber con cuanto dinero contamos; a partir de ahí, podremos ver si aun podemos conseguir alguna locación y que fechas están aún disponibles.
Si hay fechas disponibles que se acomoden con nuestros tiempos podremos tener cotizaciones para saber si nos alcanza el presupuesto y si los servicios se alinean a los gustos de la mayoría.
2. Evalúa las alternativas, haz tus sugerencias y propuestas.
Si no encuentras la locación con todos los servicios que se adecuen a tus necesidades, puedes conseguir un salón o área común de algún condominio donde viva un directivo o colaborador.
Cuando ya tengas la locación definida puedes solicitar 3 servicios prácticos para organizar un evento, que son meseros, servicio básico y canapés. Y también puedes definir el mobiliario, te sugerimos Salas lounge y periqueras, o bien mesas de banquete.
Cuando tengas definidos la locación, el mobiliario y menú junto con el servicio de meseros y bebidas solo necesitas elegir la música, para ello deberás definir el DJ que amenice y si lo apetecen puedes solicitar un karaoke.
Si el presupuesto es suficiente puedes hacer un evento memorable con la ayuda de escenografías y asignando un tema específico, te sugerimos que visites y pidas apoyo a nuestros amigos de Thematika para que te den asesoría al respecto.
3. Cierra el trato y paga un anticipo.
Cuando ya tienes todos los servicios bien definidos procede a cerrar el evento con todos lo detalles que acabamos de definir. Es importante que firmes un contrato pero antes es importante que verifiques que la empresa es formal y tiene buenos antecedentes y referencias.
Define y respeta las fechas de pago, esto es muy importante porque es la mejor herramienta para exigir a tu proveedor que tambien cumpla en tiempo y forma con el evento.
Una última sugerencia, procura que los pagos sean solo en dos partes, un anticipo y una liquidación. No es recomendable que hagas pagos en parcialidades o mensualmente.
Evento de fin de año 2020 EXPRESS
Si tu presupuesto es muy corto, aun puedes contratar un Canapés, con salas y periqueras para celebrar en tus instalaciones. No olvides reservar presupuesto para el DJ.
Para este año 2020 puedes contratar un paquete de fin de año que incluya los tres elementos o si prefieres contratarlos por separado.
También puedes descargar la infografía Organiza tu evento en 3 pasos.
